Notulen ALV 26 september 2018

Aanwezig: Ida Hink, Tineke Botman, Ariëtte Groot, José Kruk, Christel de Jong, Minke Mosselman, Birgit Roosendaal, Silvia van Leeuwen, Norman Lamers, André Roelofsen, Daniël Jorna, Jeroen Kor, Arjan Schoenmaker, Marion Doodeman, Marga Jorna, Kiki Reus, Donny Jesterhoudt, Johan Sijtsma, Caroline Appelo, Maren Laan, Nienke Bonekamp, Charles Rijksmans, Koen Groot, Coen Modde, Niels van Muijden, Lars Appelo, Stijn Bosker, Merel van Dekken, Frank Haring, Silvia Laan, Margret van Leeuwen, Simone Schouw, Monique Brinkkemper, Ingrid Bosma, Femke Botman, Carolien Laan, Nina Reus, Ellen Brandsen, Ed Reus, Peter Roelofsen, Piet Kofman, Henny Blom en het bestuur: Bram Sluis, Jolanda Lucas, Nico Brandsen, Geeske Korenblek en Marjan Volgers.

  1. Opening en vaststelling agenda
    Om 20.05 u. opent Bram de vergadering en spreekt zijn waardering uit over de goede opkomst met weer een mooie doorsnee van de vereniging. Op de agenda staat de verantwoording over het afgelopen seizoen maar daarmee samenhangend ook een vooruitblik naar seizoen 2018-2019. 
    Als agendapunt wordt toegevoegd de benoeming van Vrijwilliger van het Jaar.

  2. Ingekomen stukken en mededelingen
    Bericht van verhindering is ontvangen van: Coby Stavenuiter, Bart Laan, Sander Volgers, Martin Quak, Ruud Brinkkemper, Jan Bosch, Yvonne Groot, Barry Holwerda, Alex Krommenhoek, Otto Laan en Suzanna van Muijden.
    Verder zijn er geen ingekomen stukken en mededelingen binnengekomen die van belang zijn voor deze vergadering.

  3. Notulen Algemene Ledenvergadering 9 mei 2018 
    Met dank aan Marjan worden de notulen zonder op- of aanmerkingen vastgesteld.

  4. Jaarverslag 2017-2018 bestuur
    Het jaarverslag geeft geen aanleiding tot vragen en/of opmerkingen.

  5. Verslag kascontrole commissie + benoeming nieuwe commissie
    De kascontrole commissie bestaande uit Barry Holwerda en Sander Volgers hebben de boeken gecontroleerd en akkoord bevonden. Zij adviseren de leden per brief dan ook de penningmeester décharge te verlenen hetgeen onder applaus wordt bevestigd. De nieuwe kascontrole commissie zal bestaan uit: Sander Volgers, Alex Krommenhoek en Johan Sijtsma.

  6. Penningmeester
    Jolanda kan de leden een resultatenrekening 2017-2018 voorleggen met weer een positief resultaat.
    Ondanks lagere opbrengsten in contributie (minder groei in ledenaantal), lagere opbrengst beach velden en achtergebleven sponsoring zijn de baten hoger dan begroot door hogere verenigingsopbrengsten zoals nog niet begrote volleybalschool, opbrengst Hemelvaart toernooi en hogere kantine omzet.
    Alhoewel de afdracht Nevobo, trainers- en huisvestingskosten lager lagen dan begroot, zijn daarentegen de totale kosten hoger uitgevallen door het opnemen van de kosten voor de volleybalschool, investeringen in opleiding, in nieuwe ballen, aanschaf uniforme kleding voor trainers/coaches en beveiliging, internet, smart TV, tafels en andere kleine dingen aangeschaft voor de aankleding van de kantine.
    Bram zegt trots te zijn op het positieve resultaat ondanks de extra activiteiten die er zijn ontplooid. Begroting 2018-2019 gaf een negatief beeld, maar de bankreserves zijn zodanig dat dit opgevangen kan worden.

  7. Diverse commissies
    *Jaarverslag Technische commissie
    Nico stipt enkele punten aan uit het jaarverslag ‘17-’18 zoals de succesvolle volleybalschool en het Train de Trainersprogramma. 
    Helaas waren er afgelopen seizoen geen kampioenen te huldigen. Positief is dat Heren 1 alsnog kon promoveren naar de 2e divisie. 
    De vacatures voor Arno (heren selectie) en Femke/Yvonne (dames laag) zijn gelukkig weer opgevuld door Niels van Muijden en Femke Botman. Zij zullen de komende periode ingewerkt worden. 
    Nico doet nog een dringende oproep voor een trainer voor Dames *Jaarverslag Jeugdcommissie
    Geeske (als nieuw JC vertegenwoordiger in het bestuur) vertelt dat de JC het afgelopen seizoen na het terugtrekken van Brian zonder voorzitter heeft gefungeerd maar dat Silvia en Ruud deze functie samen hebben ingevuld. 
    De jeugdafdeling draait goed met al weer vroeg in het seizoen het 100e mini lid. Maar liefst 5 teams zijn van de CMV doorgestroomd naar de C-jeugd.
    Voor de trainingen van CMV 4 en 6 is een professionele trainer aangetrokken in de persoon van Anouk van Geenen; zij zal worden bijgestaan door twee Madjoe trainers. 
    MA1 en MB1 zijn kampioen geworden.
    Problematisch was het vinden van een trainer voor de vele trainingsuren. 
    De diverse taken binnen de JC zijn momenteel goed verdeeld, maar uitbreiding van de JC is noodzakelijk temeer daar Michiel aangegeven heeft v.a. 1 januari zijn functie als technisch jeugd coördinator neer te leggen. Ook team contactpersonen en mensen voor zaaldienst zijn van harte welkom. 

    *Jaarverslag Kantine commissie
    Namens de kantine commissie somt Monique op hetgeen er deze zomer is gebeurd: het magazijn is van een nieuwe vloer voorzien en opgeknapt, Piet Kofman timmerde een kast voor deze ruimte en de tafels in de kantine zijn opgeknapt.
    Aangezien door de promotie van H1 de heren- en dames selectie wedstrijden dit seizoen nu grotendeels op verschillende zaterdagen gespeeld worden is er behoefte aan uitbreiding van kantine personeel. Ook zijn er een paar mensen nodig voor aanvulling van de schoonmaakploegen.
    Stijn Bosker: is het een idee om teams in te zetten voor bardienst/zaaldienst? -Men wil mensen niet verplichten kantine dienst te draaien, moet op vrijwillige basis zijn.

    *Jaarverslag Beach commissie 
    Frank geeft aan dat het aantal trainende leden in ’17-’18 gelijk is gebleven aan het seizoen daarvoor. 
    Doel was om de accommodatie faciliteiten uit te breiden maar dat is helaas niet gelukt. Momenteel wordt er wel actie ondernomen door o.a. Jan Bosch om water en toilet aan te leggen. Het onderhoud van de velden was in handen van Diederik, Gareth en Michel Faessen. 
    Het 1e Madjoe Beach toernooi is gehouden met deelname van 7 CMV teams en 47 senioren. Die dag kon er gebruik gemaakt worden van de kantine en toiletten van tafeltennisver. Olympia. Bedrijven waren nog niet uitgenodigd.
    Thomas Vriend is om studieredenen uit de beach commissie gestapt; zijn plaats is ingenomen door Barry van Dekken.
    Bram stelt dat de beach activiteiten nog verder moeten doorgroeien en dringt aan op een bredere bezetting van de beach commissie. 

    *Sponsor commissie
    Bram vertelt dat op initiatief van Silvia Laan er een nieuwe sponsor commissie gevormd is met Ed Haring als voorzitter en Caroline Appelo als secretaresse. Hij ziet met vertrouwen de toekomst tegemoet.

    *Toernooi commissie
    Johan heeft aangegeven niet goed de behoeftes te kunnen inschatten en daar zal de komende tijd in geïnventariseerd moeten worden.

    *Activiteiten commissie
    Afgelopen seizoen hebben Ingrid, Ella en Margot het start- en einde-seizoensfeest, Pub quiz en de Nieuwjaarsreceptie georganiseerd. Na het afhaken van Margot ziet Ingrid geen kans om méér activiteiten te organiseren. Voorstel is om teams voor bepaalde activiteiten in te schakelen.

    *Secretariaat
    Annet Bron is bereid gevonden met ingang van het volgende seizoen het secretariaat over te nemen van Marjan. Zij zal gedurende komend seizoen worden ingewerkt.

    *Vrijwilliger van het Jaar
    Bram geeft aan dat de Vrijwilliger van het Jaar een traditie geworden is, maar dat het iedere keer weer een discussie oplevert aan wie deze titel moet worden toegekend. Dit jaar is unaniem gekozen voor Pim Jorna. Niet alleen gekoppeld aan dit seizoen maar vanwege zijn actieve inbreng in het realiseren van Madjoe’s ambities volgens het beleidsplan, het opzetten van het Train de trainersprogramma, de volleybalschool en binnenhalen van sponsoring. Onder applaus krijgt hij bloemen overhandigd. 
    Pim is het niet eens met het toekennen van deze titel die volgens hem voor zoveel anderen binnen de vereniging van toepassing kan zijn en geeft vervolgens de bloemen over aan Silvia van Leeuwen voor haar aandeel in de organisatie van de volleybalschool.

  8. Beleidsplan
    Volgens Bram verloopt het traject van het beleidsplan goed, de input is verwerkt. Doelen worden nu met de verschillende commissies afgestemd en zij moeten die dan zelf invullen.
    Voor verenigingsondersteuning wat betreft het achterblijven van seniorenleden is er een ‘pitch’ ingediend bij de Rabo bank en deze is goedgekeurd; de Nevobo zal daarin ondersteuning geven. 
    Vervolgens worden er door de aanwezigen een aantal redenen aangegeven voor het verlies van seniorenleden zoals vanwege teamindeling bij overgang jeugd naar senioren, studie, zelf willen indelen van sporturen, late en verre uitwedstrijden in competitie. 
    Wat betreft de accommodaties is er nog niets veranderd. Gemeentelijke nota gaf wel als aanbeveling méér accommodaties maar uitvoering is nog niet verder uitgewerkt om reden wisseling college/burgemeester. 
    André Roelofsen: vraagt zich af of er ook gekeken wordt naar de kwaliteit van de beschikbare accommodaties, met name vloer Drecht. –Was niet bekend bij bestuur.
    Peter Roelofsen: geeft aan dat over 3 jaar al het asbest verwijderd moet zijn. Houdt men daar rekening mee met opknappen of uitbreiden van de Drecht? -Is niet bekend, maar Bram geeft aan
    dat het accommodatiebeleid hoog op de agenda staat van Sport Beweegt.

  9. AVG
    Marjan legt uit dat ook sportverenigingen zich moeten houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming die al op 25 mei jl. is ingegaan. In een filmpje worden de regels toegelicht.
    Voornaamste punten zijn het beperken van inzage in en uitwisselen van persoonsgegevens, toestemming voor het toezenden van allerlei verenigingsnieuws, publiceren van foto’s en geheimhoudingsplicht van verenigingsinformatie door alle bestuurders, trainers, coaches en vrijwilligers.
    Privacy policy van Madjoe is opgesteld en zal op de website worden geplaatst. In alle verenigingscommunicatie zal een link hiernaar worden opgenomen. Aanmeldingsformulieren voor nieuwe leden is ondertussen aangepast met extra vragen. Voor bestaande leden zal er in een aparte nieuwsbrief expliciet worden gevraagd aan te geven wanneer men niet akkoord gaat met toezending van verenigingsnieuws en publicatie foto’s. De geheimhoudingsovereenkomst is opgesteld en de aanwezige vrijwilligers worden verzocht deze goed te lezen en te ondertekenen. Anderen zullen nog schriftelijk worden benaderd.
    Met de verschillende commissies zal er nog worden overlegd hoe het beste met deze beperking van gegevensuitwisseling kan worden omgegaan.

  10. Rondvraag en sluiting
    -Bram complimenteert Nina Reus met de nieuwe opzet van de recent uitgebrachte Time Out en vraagt iedereen nadrukkelijk om haar van leuke copy te voorzien voor de volgende uitgave.
    -Donny Jesterhoudt schetst de problemen met trainingstijden nadat de teams van H2/3/4 anders ingedeeld zijn. – Bram geeft aan dat de TC alle mogelijkheden heeft onderzocht maar dat dit de ‘minst slechte’ oplossing is. 
    -Silvia van Leeuwen vraagt naar een nieuwe ballenkar in de Drecht. –Dit is de verantwoordelijkheid van de verhuurder.
    Met dank aan de aanwezigen voor hun inbreng sluit Bram om 21.45 u. de vergadering en wenst een ieder veel plezier in het komende seizoen.

Marjan – sept. 2018

Shopping Basket