Notulen ALV 9 mei 2018

Aanwezig: Martin Quak, Jan Bosch, Johan Sijtsma, Sietske Hilverda, Ariëtte Groot, Ilse Klopstra, Tineke Botman, Ida Hink, Lars Appelo, Frank Haring, Merel Bakker, Merel van Dekken, Isabel Oudakker, Nienke Bonekamp, Rik Bakker, Roos Brandsen, Niels van Muijden, Coen Modde, Daniël Jorna, Jorne Verweij, Alex Krommenhoek, Sander Volgers, Bart Appelo, André Roelofsen, Erik Roelofsen, Pim Jorna, Marga Jorna, Susanna van Muijden, Silvia van Leeuwen, Gijs Brandsen, Arjan Schoenmaker, Piet Kofman, Sjoerd de Vries, Peter Roelofsen, Ruud Brinkkemper, Michiel Klopstra, Monique Brinkkemper, Vronie Metten, Arjenne Kolk en bestuur: Bram Sluis, Jolanda Lucas, Silvia Laan, Nico Brandsen en Marjan Volgers.

  1. Opening en vaststelling agenda
    Om 20.05 opent Bram de vergadering en zegt blij te zijn met de opkomst van een doorsnee van de vereniging, wat de betrokkenheid weergeeft. In deze vergadering wordt er alvast vooruit gekeken naar het komende seizoen, met name het beleidsplan, de begroting en het vaststellen van de contributie. Op de agenda worden geen wijzigingen aangebracht.
  2. Ingekomen stukken en mededelingen
    Bericht van verhindering ontvangen van: Norman Lamers, Koen Groot, Margret van Leeuwen, Ellen Brandsen, Carolien Laan, Yvonne Groot, Femke Witsen, Kiki Reus, Otto Laan en naderhand nog van Els Boon, Eva Goot, Kristel de Jong en Minke Mosselman. Verder geen ingekomen stukken of mededelingen van belang voor deze vergadering.
  3. Notulen Algemene Ledenvergadering 8 september 2017
    Zonder op- of aanmerkingen worden de notulen vastgesteld met dank aan Marjan.
  4. Vaststelling doelen Beleidsplan 2018-2022
    Vier jaar terug is beleidsplan 2012-2018 opgesteld, hoofdzakelijk gericht op betere kwaliteit van trainers en spelers.
    Voor het opstellen van het beleidsplan voor de volgende periode zijn alle senioren teams om hun input gevraagd, waaraan – op 1 team na – alle teams gehoor hebben gegeven. Naderhand is hier in een kaderavond nog feedback op gegeven. Op deze manier hebben de betrokken leden in hoofdlijnen de doelen bepaald, welke in een presentatie door Ilse Klopstra worden toegelicht. Ilse heeft dit project op zich genomen als stage opdracht voor haar opleiding. Conform de regels voor een dergelijke opdracht is de uitwerking wel wat uitgebreider geworden.
    Ilse begint haar presentatie met een STERKTE/ZWAKTE ANALYSE (een zgn. SWOT) die is opgemaakt op basis van de input van de leden. Enkele besproken punten uit deze analyse:
    -Tegenstrijdigheid: Saamhorigheid versus geen saamhorigheid tussen hoge en lage teams 
    -Vrijwilligers als sterk punt maar ook tekort aan vrijwilligers als bedreiging
    -Opleiding van trainers is in gang gezet, maar daaraan blijven werken evenals aan scheidsrechters
    -Volleybal op hoger niveau brengen, niet alleen bij Madjoe; Madjoe profiteert ook van regionale niveau verhoging.
    -Vergrijzing is bedreiging, niet alleen bij Madjoe, speelt ook landelijk. Voor een project van Rabobank in samenwerking met NOC*NSF heeft Madjoe een pitch ingediend om meer (senioren-) leden te werven. Madjoe gaat daarin begeleid worden; eerste bijeenkomst op 28 mei a.s. is.
    Vervolgens komen de DOELEN aan bod (zie voor compleet overzicht de herhaling van de uitnodiging voor deze ALV-m). Een aantal punten worden hieruit gehaald en becommentarieerd:

    -Heren/Dames Top: doorstroming is heel belangrijk. 
    Piet Kofman: Bij dames 2 heeft het afgelopen seizoen te weinig jeugd gespeeld. -Bram geeft toe dat dit niet goed gegaan is, wordt komend seizoen meer aandacht aan besteed. Mix van ervaren en jeugd spelers/sters moet een stabiele basis vormen.

    -Heren/Dames Breed: betere opzet van competitie moet leiden tot minder reizen. Hierover is al contact geweest met de competitieleiding van de Nevobo. Opzet van Nevobo om zo min mogelijk teams van vereniging in dezelfde poule te laten spelen, maar dit werkt averechts.

    -A-B-C-jeugd: ook hier aandacht voor doorstroming.
    Sjoerd de Vries: kaderopvolging voor jeugdcommissie bij voorkeur met volleybal achtergrond? -Niet strikt noodzakelijk.

    -CMV-jeugd: het hanteren van dezelfde technische regels wordt opgepakt door het aanstellen van Anouk van Geenen, professionele trainster van CMV. 
    Alex Krommenhoek: moet dit niet voor alle jeugd gelden?- Dit wordt beaamd. Bram geeft aan dat met het programma Train de Trainer, de samenwerking met Koos Klein en het feit dat er 6 Madjoe trainers zich hebben opgegeven voor de VT3 training een hele goede ontwikkeling is om het trainers niveau te verhogen.
    André Roelofsen: moet er niet als doel ook een actieve ledenwerving met min. aantal nieuwe CMV’ers worden gesteld? -Aantal is moeilijk te stellen omdat er altijd doorstroming is van CMV via ABC naar senioren. In de jaarverslagen zal voortaan het aantal kinderen worden vermeld dat doorstroomt van CMV naar ABC en van ABC naar senioren.

    -Recreanten: meer betrekken bij vereniging; éénmaal per jaar uitnodigen bij bestuursvergadering.

    -Volleybalschool: is een succes. Silvia van Leeuwen heeft gelukkig assistentie gekregen bij de organisatie.
    Jan Bosch geeft aan dat hij duidelijk verbetering ziet bij de deelnemers/sters.
    Peter Roelofsen: is er niet een verhoogde inzet van de leden bij training o.l.v. Koos Klein? -Koos Klein is ingehuurd voor opleiding van de trainers. Madjoe werkt bij voorkeur met eigen verenigingstrainers en doel is hun niveau op deze manier te verhogen.
    Verschil West-Friese volleybalschool en Volleybalschool Enkhuizen is dat Madjoe streeft naar niveau verbetering in de breedte terwijl er bij de WF volleybalschool geselecteerd wordt op niveau. Madjoe blijft via voorzittersoverleg wel betrokken bij het beleid van de West-Friese volleybalschool, maar zal doorgaan met eigen volleybalschool.

    -Beachvolleybal: Aandachtspunt is groei leden maar vooral ook het hebben van de goede faciliteiten voor het opzetten van een competitie en organiseren van toernooien. Bij voldoende trainingscapaciteit ook openstellen voor niet-leden. Voor goede organisatie zou technische afd. en organisatorische afd. uit elkaar gehaald moeten worden.
    André Roelofsen: zijn de trainingen niet te vrijblijvend, veel afmeldingen/wegblijvers? -Reden zal zijn dat er geen competitie is, dus geen team/wedstrijdverplichtingen. 
    Peter Roelofsen: hoe zit het met het maaien? Daarvoor wordt een structurele oplossing gezocht in uitbesteden.

    -Trainers: Streven is om 80% gediplomeerde trainers aan de slag te hebben bij Madjoe.

    -Accommodatie en materialen: In de Visie op de Binnensportaccommodaties van de gemeente wordt gesteld dat er te weinig capaciteit is in de huidige accommodaties. SportBeweegt en Madjoe pleiten ervoor om de Decht uit te breiden met 2 delen en de RSG zaal te laten vervallen. Door vergrijzing zal er ook meer capaciteit nodig zijn om ouderen te laten sporten.
    Bram pleit voor meer inzet van de beschikbare materialen en goede ballen voor iedere trainingsgroep.

    -Kantine: trend is een ‘gezonde’ kantine; uitvoeren volgens de Richtlijnen Gezondere Kantine van het Voedingscentrum. 
    Betrokkenheid vergroten door alle teams een keer bardienst te laten draaien met ook als positief resultaat dat de bezetting toeneemt. Monique waarschuwt dit niét als verplichting te stellen.

    -Evenementen: balans zoeken tussen grote en kleine evenementen; evenementen voor iedere leeftijdscategorie zijn heel belangrijk. 

    -Toernooien: bestaande toernooien zoals mix-, ouder & kind- en Hemelvaarttoernooi handhaven. Wens van de teams was om meer toernooien te spelen; daaraan zal meer aandacht worden besteed d.m.v. toernooi kalender op de site.

    -Sponsoring: helaas nog niet gelukt om een coördinator te vinden die structuur kan brengen en plan van aanpak kan aansturen. Belangrijk is ook het houden van een band met de sponsoren.
    Peter Roelofsen: is het niet mogelijk de reclame borden in de hal te laten hangen? -Ruud antwoordt dat de gemeente daar geen toestemming voor geeft op de manier zoals de borden nu zijn gefabriceerd. Bijv. op doek is wel een mogelijkheid maar de uitwerking daarvan moet door iemand opgepakt worden; Bram vraagt naar kandidaten.

    -Op de vraag van Bram of de vergadering het eens kan zijn met de gepresenteerde richting voor het beleid 2018-2022 wordt algemeen positief gereageerd.

  5. Voortgang Beleidsplan 2018-2022
    Deze doelen zullen nu door de verschillende commissies worden uitgewerkt waarbij men zelf bepaalt welk doel als eerste. In de Alg. ledenvergadering in sept. a.s. zal er verslag van de voortgang gedaan worden.
  6. Financiën
    Jolanda legt uit dat de gepresenteerde begroting is gekoppeld aan het beleid met als gevolg een negatief resultaat.
    Dankzij een behoorlijk positief eigen vermogen is dit wel verdedigbaar. Opbrengst op korte termijn zal niet veel hoger zijn, maar moet op langere termijn hoger uitvallen. 
    Door het wegvallen van de Sprong is de vergoeding voor zelfwerkzaamheid weggevallen 
    De trainerskosten zijn hoger door professionalisering en het volgen van de wetgeving op dit gebied.
    Nieuwe commissies zullen moeten leiden tot een hogere kantine opbrengst.
    Monique Brinkkemper: andere indeling van wedstrijden van D1 en H1 kan omzetverlies tot gevolg hebben.
    Marga Jorna: Competitie opzet mag niet bepalend worden voor hogere kantine opbrengst. -Nee, kantine is primair voor ondersteuning en verbondenheid.
    Sander Volgers: ziet niet veel eenmalige kosten op de begroting en zou graag een risico-/investeringsanalyse voor de komende 5 jaar zien. -Bram vindt het zonde om nu op het ingezette beleid te bezuinigen. Hij zegt toe binnen 12 maanden het tekort te verminderen en in de eerstvolgende ALV daarvan verslag te doen.
    Jolanda zal de door Sander gevraagde analyse in grote lijnen uitwerken en t.z.t. presenteren.
    Erik Roelofsen: kan de VSE en Beach afdeling zichzelf bedruipen? -Ja, wordt vanuit gegaan.
    Voorstel contributie verhoging 2% voor seizoen 2018-2019:

    Contributiebedragen 2017 – 20182018 – 2019
     Senioren € 227,10 € 231,50 incl. 3 Grote Clubloten
     Jeugd ABC € 180,70 € 184,10 incl. 3 Grote Clubloten
     Jeugd DE  € 107,00  € 109,00 incl. 3 Grote Clubloten
     Recreanten  € 137,50  € 140,10 incl. 3 Grote Clubloten

    Op de vraag van Bram of de vergadering akkoord kan gaan met de ingediende begroting en voorgestelde contributie verhoging wordt unaniem voorgestemd en aldus vastgesteld met dank aan Jolanda.

  7. Samenstelling bestuur en commissies
    -Bestuur: In tegenstelling tot hetgeen in de agenda vermeld staat, is er toch een mutatie. Silvia Laan verlaat het bestuur als JC vertegenwoordiger en gaat zich nu alleen bezighouden met de organisatie van de CMV afd. Bram geeft aan dat Silvia op haar (te) bescheiden manier een hele goeie inbreng in het bestuur had en bedankt haar daarvoor met bloemen en een bon. Verder meldt Bram alvast dat Marjan na seizoen 2018-2019 haar taak als secretaris gaat neerleggen. Evt. kandidaten worden gevraagd zich vóór de volgende ALV te melden zodat men zich halverwege komend seizoen alvast kan inwerken.

    -Jeugdcommissie: vanwege de vele activiteiten voor de verschillende leeftijdsgroepen wordt de JC gesplitst in een afdeling voor de CMV en ABC jeugd. CMV afd. gaat gerund worden door Silvia Laan, Norman Lamers, Pamela Riezenbos en Jolanda Roelofsen. ABC commissie wordt ingevuld door Ruud Brinkkemper, Michiel Klopstra, Carolien Laan, Geeske Smit en Arina Bonekamp. Brian Borgman, al een periode niet meer actief vanwege studie redenen, heeft nu afscheid genomen als voorzitter van de JC en krijgt daarvoor alsnog waardering met bloemen en een bon.

    -Technische commissie: helaas moet deze commissie naast Arno Wetterhahn, ook afscheid nemen van Yvonne Groot en Femke Witsen. Hun inbreng bij deze belangrijke taak voor heren selectie teams en dames breed zal gemist worden. Alle drie zijn ze niet aanwezig zodat de bloemen en bon nabezorgd worden. Nico meldt nog dat Kiki nog één seizoen doorgaat, maar dat zij dan ook afscheid gaat nemen. Kandidaten voor deze functies worden dringend verzocht zich te melden.

    -Sponsor commissie: nog steeds functie van voorzitter/coördinator vacant; aantrekken nieuwe sponsors, contact onderhouden met bestaande sponsors is duidelijk een probleem voor de vereniging. 

    -Evenementen commissie: géén aanvullingen.

    -Toernooi commissie: zoals gemeld kan Johan Sijtsma goed assistentie gebruiken.

    -Beach commissie: géén aanvullingen.

    -Kantine commissie: géén aanvullingen.

    -VCP: stond niet op de agenda, maar Arjenne Kolk heeft de taak als Vertrouwens Contact Persoon voor Madjoe op zich genomen. Arjenne verwijst de aanwezigen naar de website waar ze zich in een artikeltje heeft voorgesteld.
  8. Rondvraag en wat verder nog ter tafel komt
    – AVG: Jolanda legt uit dat ook Madjoe te maken krijgt met de AVG = Alg. Verordening Gegevensbescherming (Privacywet). Momenteel worden door Jolanda en Marjan de te volgen procedures op papier gezet. In de komende tijd zullen alle vrijwilligers benaderd worden met een overeenkomst teneinde toestemming te verkrijgen voor het gebruik van hun gegevens en evt. foto’s door Madjoe. Deze overeenkomst moet getekend geretourneerd worden. Het bestuur gaat hier actief mee aan de slag.

    -Rabo Clubkas Campagne: Marjan meldt dat de Rabobank heeft besloten – i.p.v. de fiets sponsortocht – met deze actie verenigingen te steunen. Ook Madjoe heeft ingeschreven met als doel een video camera voor opname en analyse van trainingen en wedstrijden. Helaas kunnen alleen leden van de Rabobank v.a. 8 mei t/m 28 mei stemmen op Madjoe. Er zal nog een mailing uitgaan om de aandacht hierop te vestigen.

    -Piet Kofman: mist actuele informatie op de website, vooral ook omdat de Time Out maar sporadisch uitkomt. -Bram erkent dat dit een probleem is omdat er niet een speciale web redactie is die de stukjes voor de website aanlevert bij de webmaster. Facebook is actueler maar niet iedereen heeft Facebook.
    Monique Brinkkemper: stelt voor dat iedere commissie zelf hun activiteiten aanlevert bij de webmaster.
    Marga Jorna: is er niet iemand te vinden die dit als taak voor een opleiding op zich kan nemen?
    Sjoerd de Vries: mist met name de verslagen van H1 en D1.

    -Martin Quak: de EHBO spullen in Drecht en Wiekslag zijn nog steeds niet op orde. Bram kaart dit nogmaals aan.
    Tenslotte bedankt Bram Ilse met een bloemetje voor al het werk dat zij heeft verzet voor het opstellen van het beleidsplan en hoopt dat zij er ook iets aan gehad heeft voor haar opleiding. 
    Bram: meldt verder nog dat de Vrijwilliger van het Jaar in de volgende ALV bekend gemaakt zal worden.
  9. Sluiting
    Om 22.10 u sluit Bram de vergadering en spreekt zijn waardering uit voor ieders inzet om tot een sterke vereniging te komen. Hij wenst iedereen een goeie zomer.

Marjan – mei’18

Shopping Basket